UU No. 12 Tahun 2012, tentang Pendidikan Tinggi mengamanahkan kepada pemerintah untuk menyelenggarakan penjaminan mutu pendidikan tinggi untuk mendapatkan pendidikan bermutu. Penjaminan mutu tersebut merupakan kegiatan sistemik yang dilakukan secara berencana dan berkelanjutan. Sistem penjaminan mutu Pendidikan Tinggi terdiri dari Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang dikembangkan oleh Perguruan Tinggi dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang dilakukan melalui akreditasi.
Pelaksanaan SPMI merujuk kepada UU No. 12 Tahun 2012 dan Permenristekdikti No.62 Tahun 2016, tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, yang memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas; Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Standar, Pengendalian Standar dan Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi, yang dikenal dengan singkatan PPEPP. Tahap Evaluasi Standar dilakukan melalui Audit Mutu Internal (AMI).
AMI adalah proses pengujian yang sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di perguruan tinggi sesuai prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan institusi. AMI merupakan salah satu langkah untuk mengetahui kesesuaian standar dengan pelaksanaan yang telah dilakukan pada berbagai aspek yang telah ditetapkan.
Pelaksanaan AMI memerlukan perencanaan yang baik untuk memastikan semua komponen AMI yang meliputi kebijakan, lingkup audit, auditor, waktu dan tempat, serta dokumen yang diperlukan telah dipersiapkan dengan baik. Proses AMI sendiri dilakukan dalam dua tahap, yaitu Audit Sistem dan Audit Keseuaian. Hasil dari kedua tahapan tersebut kemudian dirumuskan dalam Laporan AMI. Laporan AMI ini kemudian digunakan oleh Auditee untuk menentukan langkah peningkatan SPMI yang dirumuskan dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
Pelaksanaan AMI di UPT Bahasa UNSIQ dilaksanakan oleh Lembaga Penjamin Mutu (LPM). UMM menyiapkan Panduan AMI ini agar proses AMI dapat berjalan dengan baik sehingga dapat tercapai budaya mutu yang diharapkan. Buku Panduan AMI ini disusun sebagai pedoman bagi para pihak yang terlibat dalam proses AMI, yaitu LPM, para Manajer Program, Auditor, Fakultas/SPs/Prodi/Unit Kerja lainnya, serta GJM/GKM di lingkungan UNSIQ.
Pengertian Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal (AMI) adalah proses pengujian yang sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di Perguruan Tinggi sesuai prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan institusi.
AMI merupakan audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian pelaksanaan kegiatan terhadap standar mutu yang telah ditetapkan dalam SPMI, dalam rangka peningkatan mutu institusi dan mengurangi resiko ketidaktercapaian standar atau penurunan kualitas. AMI bukanlah asesmen/penilaian, melainkan pencocokan kesesuaian antara pelaksanaan dengan perencanaan suatu kegiatan program. Walaupun dalam proses audit dilakukan penilaian/skoring, namun penialian/skoring tersebut hanya digunakan untuk mempermudah perumusan rekomendasi peningkatan mutu, bukan untuk memberikan penilaian untuk peringkat apalagi untuk menghukum.
AMI adalah suatu kegiatan pemeriksaan yang sistematis dan independen yang dilakukan secara internal oleh USU, yang dijalankan oleh UMM bersama Auditor, terhadap Fakultas/SPs/Prodi/Lembaga/Biro/Unit Kerja lainnya sebagai bentuk pelaksanaan SPMI.
Pelaksanaan AMI menentukan apakah aktivitas menjaga mutu serta hasilnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan telah diimplementasikan secara efektif.
Tujuan Audit Mutu Internal
Tujuan pelaksanaan AMI dapat diuraikan sebagai berikut:
- Memastikan implementasi SPMI memenuhi standar/regulasi.
Melalui penelusuran bukti-bukti yang ada, AMI dilakukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen yang diterapkan oleh institusi Auditee telah sesuai atau memenuhi standar yang telah ditetapkan dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. - Memastikan implementasi SPMI sesuai dengan standar/sasaran/tujuan.
AMI adalah kegiatan yang independen, objektif, terencana dan sistematik, dan berdasarkan serangkaian bukti untuk memastikan bahwa tujuan dan sasaran dari program yang telah ditetapkan benar-benar terpenuhi. - Mengevaluasi efektivitas penerapan SPMI.
AMI dilakukan oleh peer group terhadap unit atau institusi dan/atau program atau kegiatan, dengan memeriksa atau menginvestigasi prosedur, proses atau mekanisme. Kegiatan memeriksa juga berarti mengecek, mencocokan, dan memverifikasi dalam rangka mengevaluasi efektivitas penerapan SPMI yang telah disusun. - Mengidentifikasi peluang perbaikan SPMI.
AMI mengandung unsur konsultasi yang bertujuan memberikan nilai tambah atau perbaikan bagi unit yang diaudit, sehingga unit tersebut dapat mencapai atau memenuhi tujuan yang telah ditetapkan. Melalui kegiatan AMI, diidentifikasi ruang perbaikan sehingga dapat dirumuskan saran untuk peningkatan kualitas di masa yang akan datang.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa tujuan AMI adalah membantu seluruh Fakultas/SPs/Prodi/Lembaga/Biro/Unit Kerja di lingkungan Universitas Sumatera Utara dalam melaksanakan tugas untuk mencapai standar yang telah ditetapkan secara efektif dan bertanggung jawab.
Manfaat Audit Mutu Intenal
Manfaat AMI secara langsung adalah diperolehnya rekomendasi peningkatan mutu Perguruan Tinggi/Fakultas/SPs/Prodi/Lembaga/Biro/Unit Kerja di lingkungan Universitas Sumatera Utara. Rekomendasi tersebut akan bermanfaat bagi jajaran pimpinan dalam mengembangkan berbagai program untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan pelaksanaan AMI dapat membantu semua unit kerja dalam mencapai tujuannya melalui proses:
- Memverifikasi tujuan perguruan tinggi, Standar Dikti yang ditetapkan perguruan tinggi dan nilai-nilai yang ditetapkan telah dilaksanakan sesuai regulasi.
- Memantau kesesuaian pencapai tujuan/pelaksanaan dengan standar.
- Menjamin akuntabilitas dari pelaksanaan standar.
- Menemukan ruang perbaikan dalam rangka menguragi risiko, seperti risiko kualitas, hukum, keuangan, strategik, kepatuhan, operasional, reputasi.